Tips for small businesses

For a small business, being prepared for an emergency can mean the difference between survival and failure. A business continuity plan gives small businesses a fighting chance to survive disaster events and business disruptions. According to the Houston Advanced Research Center, every dollar spent on disaster preparedness saves seven dollars in recovering disaster related economic losses.

Take the following ten steps to prepare your small business for emergencies:

1. Assemble a comprehensive inventory of your business with photos to help expedite insurance claims and any disaster assistance.

2. Create an electronic and hard copy folder with all important contact numbers including business partners, vendors, regular customers, employees; back up data and store it off site. Consider if remote access in needed.

3. Consider power and telecommunication back up alternatives. Look at adding an uninterrupted supply for critical functions, and assess if there is a need for cellular or satellite phones.

4. Develop a business continuity plan that focuses on consequences not causes, and is action oriented. Identify critical services, processes, and equipment and outline how you will continue these services or get them back up and running as quickly as possible.

5. Have an emergency plan that outlines what happens if the need to evacuate or shelter in place arises. Communications with employees, as well as the tools and training that employees need to be prepared, should be considered.

6. Involve staff in the development of the plan and ensure that they know and understand their role.

7. Practice the plan. To be useful, a plan needs to be regularly reviewed and tested to make sure it is up-to-date and employees have had a chance to practice.

8. Review insurance coverage to see what is covered in a disaster.

9. Evaluate work place and cyber security. Install a firewall, and update all software patches and anti-virus software regularly.

10. Encourage employees to prepare themselves and their family by having a personal emergency kit and family emergency plan.

 

Dix conseils sur la préparation en cas d'urgence l'intention des petites entreprises

Pour une petite entreprise, le fait d' tre pr t en cas de situation d'urgence peut faire la différence entre la survie et l'échec. Un plan de continuité des opérations donne aux petites entreprises la chance de survivre aux catastrophes et autres interruptions. Selon le Houston Advanced Research Centre, chaque dollar dépensé sur la préparation en cas d'urgence permet d'économiser sept dollars en recouvrement des pertes économiques liées une catastrophe.

Voici dix mesures prendre pour préparer votre petite entreprise en cas d'urgence :

1.  Faites l'inventaire complet de votre entreprise, incluant des photos pour faciliter les déclarations de sinistres et les demandes d'aide aux sinistrés.

2.  Créez des dossiers électroniques et sur papier qui contiennent les coordonnées importantes par exemple celles des partenaires d'affaires, des fournisseurs, des clients réguliers et des employés. Faites une copie de sauvegarde que vous conservez hors site. Déterminez si un acc s distance est nécessaire.

3.  Considérez des sources de rechange pour l'électricité et les télécommunications. Il peut s'agir de l'ajout d'une source d'alimentation sans coupure pour les fonctions essentielles et évaluez si des téléphones cellulaires ou satellites sont nécessaires.

4.  Élaborez un plan de continuité des affaires qui met l'accent sur les conséquences et non les causes, et qui est axé sur les mesures. Déterminez les services, processus et équipement essentiels et indiquer comment vous continuerez d'offrir ces services ou comment vous pouvez les rétablir le plus rapidement possible.

5.  Élaborez un plan d'urgence qui indique ce qui se produit si vous devez évacuer ou si vous devez vous mettre l'abri sur place. La communication avec les employés ainsi que les outils et la formation dont les employés ont besoin pour se préparer doivent tre considérés.

6. Faites participer le personnel l'élaboration du plan et assurez-vous que chaque personne comprend son rôle.

7.  Faites des exercices d'urgence. Pour tre utile, un plan doit tre réguli rement passé en revue et mis l'essai pour assurer sa pertinence et il faut permettre aux employés de s'exercer.

8. Passez en revue votre police d'assurance pour déterminer ce qui est couvert en cas de catastrophe.

9. Évaluez la sécurité du lieu de travail et la sécurité électronique. Installez une barri re de sécurité et faites réguli rement la mise jour de tous les correctifs et des logiciels antivirus.

10. Encouragez les employés se préparer et préparer leur famille en ayant une trousse personnelle d'urgence et un plan familial d'urgence.